Häufige Fragen


Wie funktioniert das Audicon Kassenarchiv Online?

Das Audicon Kassenarchiv Online ist eine einfach zu bedienende Cloud-Lösung zur täglichen Speicherung von Kassendaten. Mittels einer ...

in der Kasse (bei unterstützten Kassen) integrierten Schnittstelle, werden die Kassendaten automatisiert nach jedem Kassenabschluss in das Portal hochgeladen und unveränderbar gespeichert.



Welche Leistungen beinhaltet das Audicon Kassenarchiv Online?

Die Leistungen entnehmen Sie bitte der Leistungsübersicht.


Wo liegen meine Daten?

Ihre Daten liegen in einem nach ISO 27001- zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Sämtliche Daten werden ausschließlich in einem ...

deutschen Rechenzentrum gespeichert. Ihre sensiblen Daten befinden sich somit nicht irgendwo „in der Wolke“, sondern hochsicher gespeichert im Rechenzentrum der eurodata AG, Großblittersdorfer Strasse 257 -259, 66119 Saarbrücken.

Umfangreiche Maßnahmen rund um die Gebäudetechnik wie beispielsweise verschärfter Brandschutz, vollautomatische Löschsysteme und redundante Stromversorgung sowie strengste Zutrittskontrollen gehören hier zum Standardprogramm. Weil genau diese Maßnahmen aber im Unternehmen nur eingeschränkt oder gar nicht realisiert werden können, sind unternehmenskritische Daten im Rechenzentrum immer sicherer und zuverlässiger aufgehoben als im Unternehmen.


Sind meine Daten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt?

Im nach ISO 27001- zertifizierten Rechenzentrum sind Ihre Daten nicht nur gegen Verlust, sondern auch gegen Diebstahl gesichert. Strengste Zutrittskontrollen verhindern ...

unberechtigten Zugang. Mitarbeiter der Audicon GmbH und eurodata AG haben nur insoweit Zugriff auf Ihre Daten, wie dies für administrative Zwecke absolut notwendig ist. Dabei werden die allermeisten Aufgaben – wie etwa Back-ups, Wiederherstellung und Loadbalancing auf Datenbankebene – automatisiert abgearbeitet. Der Kreis der berechtigten Personen ist auf ein absolutes Minimum eingeschränkt. Diese Mitarbeiter unterliegen strengsten Geheimhaltungspflichten. Back-ups werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert.


Werden meine Daten beim Datenupload verschlüsselt?

Auf dem Weg von Ihrem Computer zum nach ISO 27001- zertifizierten Rechenzentrum wird jegliche Kommunikation mittels ...

HTTPS verschlüsselt. Auch hier orientiert sich das Audicon Kassenarchiv Online an den gängigen Standards bzgl. der Technologie wie TLS (Transport Layer Security) – besser bekannt unter der Vorgängerbezeichnung SSL (Secure Sockets Layer) – und Verschlüsselungsstärke.


Sind meine Daten sicher gespeichert?

Die IT-Infrastruktur vom Audicon Kassenarchiv Online ist hochsicher ausgelegt: Dies schließt einzelne ...

Systemkomponenten ebenso wie infrastrukturelle Aspekte ein. Die Server sind durch mehrere Firewalls und ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept gleich mehrfach geschützt. Ihre Daten werden täglich als Backup auf hoch verfügbaren Storage Systemen gespeichert. So kann nichts verloren gehen. Die Infrastruktur ist gleichermaßen sicher wie redundant ausgelegt.


Bleiben meine Daten für mich verfügbar?

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten im Beschreibungsstandard (empfohlenes Format der Finanzverwaltung) herunterzuladen. Sie haben immer die Kontrolle über Ihre Daten.


Kann ich mehrere Kassen gleichzeitig anmelden?

Ja, Sie können beliebig viele Kassen gleichzeitig anmelden und über das Portal verwalten.


Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Daten werden über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von 10 Jahren im Audicon Kassenarchiv Online gespeichert. Eine Löschung der Daten erfolgt erst mit Ablauf der 10-Jahresfrist.


Was passiert mit meinen Daten nach Vertragsbeendigung?

Ihre Daten werden für die derzeit vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren ab Jahresultimo des Jahres des jeweiligen Dateneingangs revisionssicher aufbewahrt. Während dieser Zeit ...

haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und können diese IDEA-konform herunterladen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Sie die Daten durch ein kostenpflichtiges hinzubuchen eines weiteren Aufbewahrungsjahres weiterhin im Audicon Kassenarchiv Online lassen, oder die Löschung der Daten veranlassen.


Wie kann ich die Daten dem Betriebsprüfer übergeben?

Das Audicon Kassenarchiv Online ermöglicht den komfortablen Download der Kassendaten für einen frei-konfigurierbaren Zeitraum. Die Daten werden in dem von der Finanzverwaltung empfohlenen technischen Format bereitgestellt.


Wie kann ich meine Kasse mit dem Audicon Kassenarchiv Online verbinden?

Um Ihre Kasse mit dem Audicon Kassenarchiv Online zu verbinden und die Kassendaten automatisiert hochzuladen muss Ihre Kasse ...

über eine entsprechende Schnittstelle verfügen. Ob Ihre Kasse das Audicon Kassenarchiv Online unterstützt erfahren Sie auf der Partner-Seite. Falls Ihre Kasse nicht unterstützt wird, können Sie Ihre Daten auch manuell in der Cloud sichern. Gerne können Sie sich bei Fragen aber auch an uns wenden.


Was erwartet das Finanzamt von einer elektronischen Registrierkasse?

Kassendaten sind manipulationssicher zu speichern und nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Darüber hinaus müssen die Daten ...

für den Prüfer des Finanzamts jederzeit verfügbar sowie maschinell les- und auswertbar sein. Bedienungs- und Programmieranleitungen sind so zu hinterlegen, dass sie jederzeit einsehbar sind. Hinzu kommt, dass alle Programmeinrichtungen und –änderungen nachhaltig und rekonstruierbar aufgezeichnet werden müssen.


Ist meine Kasse mit dem Audicon Kassenarchiv Online kompatibel?

Eine Übersicht über alle Kassensystemhersteller, die bereits eine Schnittstelle zum Audicon Kassenarchiv Online implementiert ...

haben finden Sie in unserer Übersicht. Sollte Ihr Kassensystemhersteller noch nicht dabei sein, kontaktieren Sie uns gerne – wir nehmen mit Ihrem Kassenhersteller Kontakt auf.


Wohin wende ich mich bei Fragen und Problemen?

Sollte Ihre Frage nicht bereits in den FAQs beantwortet werden, wenden Sie sich an unseren Kundenservice. Fragen rund um die GoBD finden Sie hier.


Mit welcher E-Mail-Adresse soll ich mich registrieren?

Der Registrierungscode sowie sämtliche Bestätigungsemails im Rahmen des Anmeldeprozesses gehen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Bitte nutzen Sie daher eine E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig in Betrieb haben.


Wie lange dauert der Freigabeprozess?

Der Freigabeprozess erfolgt sofort. Es gibt keine Wartezeiten. Der gesamte Anmelde- und Freigabeprozess ist vollständig automatisiert, sodass das Audicon Kassenarchiv Online nach der Registrierung sofort genutzt werden kann.


Wie erfolgt die Anmeldung?

Die Anmeldung am Audicon Kassenarchiv Online erfolgt unter www.kassenarchivierung.de und dort unter „Anmelden“.


Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Über den Button „Passwort vergessen“ können Sie Ihr Passwort zurücksetzen lassen und sich ein neues Passwort vergeben.


Wie erfolgt die Ersteinrichtung?

Zunächst muss ein kostenloses Nutzerkonto im Audicon Kassenarchiv Online angelegt werden. Dies geschieht durch die initiale Eingabe von ...

Stammdaten (z. B. Name und Adresse des Unternehmens, Kontaktdaten) sowie durch die abschließende Bestätigung auf einen Link innerhalb einer Email, die nach der Stammdateneingabe versendet wird.

Nachdem das Nutzerkonto im Audicon Kassenarchiv Online aktiviert wurde, können beliebig viele Kassen angelegt werden. Die Anlage einer Kasse erfolgt durch über „Kasse registrieren“ bzw. „Neue Gruppe“ wenn es sich um die Abbildung neuer Kassen innerhalb einer Filialstruktur handelt.


Was pflege ich in den Kasseneigenschaften?

Die Eigenschaften einer Kassen können in den Stammdaten zu einer angelegten Kasse gepflegt werden.


Wie kann ich weitere Kassen anlegen?

Weitere Kassen  können über  „Kasse registrieren“ bzw. „Neue Gruppe“, wenn es sich um die Abbildung neuer Kassen innerhalb einer Filialstruktur handelt, angelegt werden.


Wie viele Kassen kann ich anlegen?

Sie können beliebig viele Kassen anlegen.


Welche Dateiformate können in das Archiv hochgeladen werden?

In das Audicon Kassenarchiv Online können Daten im Beschreibungsstandard (das empfohlene Datenformat der ...

Finanzverwaltung), gemäß dem AKO-Datenkranz (basierend auf dem Beschreibungsstandard) sowie Daten die der Taxonomie des DFKA e.V. folgen hochgeladen werden.


Welche Daten sollen in das Audicon Kassenarchiv online archiviert werden?

Es sollten insbesondere alle Tagesendsummen und Einzelbewegungen archiviert werden, die gemäß GoBD zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Des Weiteren können Sie sämtliche steuerrelevanten Dokumente archivieren.


Muss ich jeden Tagesabschluss einzeln hochladen?

Es ist zu empfehlen, die Kassendaten nach jeden Kassenabschluß in das Audicon Kassenarchiv Online hochzuladen.


Können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden?

Ja, es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.


Was sind Tagesabschlüsse?

Der Tagesabschluss ist ein von der Kasse an jedem Buchungstag zu erstellender Abschluss, der den Ist-Bestand und den Soll-Bestand der Kasse ermittelt. Tagesendsummenbons, sog. Z-Bons, gelten als Tagesabschluss.


Was sind Einzelbelege?

Einzelbelege sind alle erstellten Rechnungen sowie Storno-Belege oder Ausdrucke zu Retouren.


Welche Daten müssen aus der Registrierkasse archiviert werden?

Es sollten insbesondere alle Tagesendsummen und Einzelbewegungen archiviert werden, die gemäß GoBD zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Des Weiteren können Sie sämtliche steuerrelevanten Dokumente archivieren.


Wie kann ich meine Daten aus meiner Kasse exportieren bzw. herunterladen?

Bitte schauen Sie hierzu in dem Handbuch ihrer Kasse nach. Im Regelfall befindet sich eine Beschreibung zum GoBD-Datenexport in dem entsprechenden Kapitel ...

Bei Kassen, die über eine Schnittstelle zum automatischen Datenupload in das Audicon Kassenarchiv Online verfügen, benötigen Sie in der Regel keinen manuellen Datenexport.


Der Datenexport aus der Kasse funktioniert nicht. Was kann ich tun?

Bitte nehmen Sie in diesem Fall direkt Kontakt zu Ihrem Kassenhersteller auf.


Wie kann ich meine Daten aus dem Audicon Kassenarchiv Online exportieren bzw. herunterladen?

Das Audicon Kassenarchiv Online ermöglicht einen bedarfsgerechten Zugriff auf Ihre Daten – Z3-Export. Download und Bereitstellung der Daten für die Betriebsprüfung erfolgt im Wunschformat der Finanzverwaltung.


Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie den ...

GoBD hinischtlich der Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Dokumenten erfüllt sind.


Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation für Kassen?

Eine Verfahrensdokumentation für Kassen umfasst den technischen und den organisatorischen Teil der Kassenführung, um einen externen ...

Dritten innerhalb angemessener Zeit in die Lage versetzen zu können, die Organisatorischen Maßnahmen sowie den praktischen Einsatz der Kassen beurteilen zu können und zu überprüfen, ob die formellen Anforderungen eingehalten werden.
Hinsichtlich des Audicon Kassenarchiv Online stellt Audicon eine ausführliche Verfahrensdokumentation zur Verfügung, die den gesamten Prozess ab Zeitpunkt der Datenübergabe an das Audicon Kassenarchiv Online beschreibt. Diese Verfahrensdokumentation kann bei jedem Kassenhersteller (der über eine Schnittstelle für den automatischen Datenupload verfügt) angefordert werden.

FAQ – Audicon Kassenarchiv Online