Elektronische Kassensysteme stehen im Fokus des Gesetzgebers (GoBD)

Seit dem 01.01.2017 hat der Gesetzgeber die Kassen verstärkt im Blick – seit dem 01.01.2018 kommt darüber hinaus die Kassennachschau ins Spiel. Die Finanzverwaltung prüft hiermit die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung – ohne vorherige Ankündigung.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung im Hinblick auf Kassendaten sind klar definiert. Sie sind über einen Zeitraum von 10 Jahren unveränderbar aufzubewahren und auf Anforderung unverzüglich für Prüfungszwecke zur Verfügung zu stellen.

 

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Kassen-Nachschau – was verbirgt sich dahinter?

Die Kassen-Nachschau ist ein Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassendaten und der ordnungsgemäßen ...

Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Der Amtsträger kann u. a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. „Kassensturz“ (Soll-Ist-Abgleich) verlangen.


Ist die Kassen-Nachschau eine Außenprüfung?

Nein, die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung. Im Gegensatz zu einer Außenprüfung wird die Kassen-Nachschau nicht angekündigt.


Wann darf eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden?

Mitarbeiter des Finanzamts dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von ...

Steuerpflichtigen betreten und eine Kassen-Nachschau durchführen. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.


Dürfen die Geschäftsräume einfach so betreten werden?

Der Amtsträger ist verpflichtet sich im Rahmen eine Kassen-Nachschau auszuweisen. Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der ...

Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z. B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.


Muss der Kassenbetreiber Auskunft erteilen?

Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet.


Wie müssen die Daten zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden?

Der Steuerpflichtige hat ab dem 01.01.2018 auf Verlangen des Amtsträgers für einen vom Amtsträger bestimmten Zeitraum ...

Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen zu gewähren.

Der Amtsträger kann in diesen Fällen auch schon vor dem 01.01.2020 verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Nach dem 31.12.2019 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnittstelle vor dem 1.1.2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.

Auf Anforderung sind die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen, d.h. es sind Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen.


Besteht darüber hinaus Auskunftspflicht?

Darüber hinaus sind Auskünfte zu erteilen. Zu Dokumentationszwecken ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.


Kann eine Kassen-Nachschau in eine Außenprüfung übergehen?

Ja, sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder nach dem 31.12.2019 der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ...

besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Die Entscheidung zum Übergang zu einer Außenprüfung ist eine Ermessensentscheidung. Der Übergang zur Außenprüfung muss dem Steuerpflichtigen schriftlich bekanntgeben werden.


Was kann Anlass zu Beanstandung geben?

Anlass zur Beanstandung kann beispielsweise auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können.


Kann gegen die Durchführung der Kassen-Nachschau Einspruch erhoben werden?

Es kann Einspruch gegen die Ergebnisse der Kassennachschau eingelegt werden. Allerdings hat der Einspruch keinen aufschiebenden ...

Einfluss auf mögliche Ergebnisse einer Nachschau. Mit Beendigung der Kassen-Nachschau sind oder werden Einspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Kassen-Nachschau unzulässig.


Gibt es durch die GoBD jetzt eine Registrierkassenpflicht?

Nein, es gibt grundsätzlich keine Pflicht, eine elektronische Kasse einzusetzen. Unternehmen, die ...

eine offene Ladenkasse führen, dürfen dies – unter strengen Auflagen - auch weiterhin.

Unternehmen, die jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die genutzte Kasse den verschärften Vorschriften entspricht und jede Transaktion einzeln elektronisch erfasst, speichert und archiviert. Kassen, die den Anforderungen nicht entsprechen, müssen so schnell wie möglich angepasst bzw. durch eine neue Kasse ersetzt werden.


Was erwartet das Finanzamt von einer elektronischen Registrierkasse?

Kassendaten sind manipulationssicher zu speichern und nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Darüber hinaus müssen die Daten ...

für den Prüfer des Finanzamts jederzeit verfügbar sowie maschinell les- und auswertbar sein. Bedienungs- und Programmieranleitungen sind so zu hinterlegen, dass sie jederzeit einsehbar sind. Hinzu kommt, dass alle Programmeinrichtungen und –änderungen nachhaltig und rekonstruierbar aufgezeichnet werden müssen.

Fragen und Antworten rund um die GoBD